Secrétaire de direction H/F

Entreprise : Association gestionnaire d’établissements médico-sociaux recherche un(e) secrétaire de direction, en CDI à temps plein à Paris.

Missions : Sous l’autorité du Directeur Général vous devez assurer le secrétariat de la direction du Siège administratif :

–        Tâches principales :

o   Assurer le secrétariat classique : gestion de l’ensemble du courrier, gestion du standard téléphonique, du classement, exécution de l’ensemble des activités, rédaction de notes, correspondances ou compte-rendu à partir de consignes orales ou manuscrites, diffusion de l’information, classement, (siège et vie associative) et gestion des commandes fournitures/courses épicerie pour le siège ;

o   Assurer en lien avec la responsable communication l’organisation d’évènements et y participer (Assemblée Générale, Congrès, …) ;

o   Effectuer l’interface entre les établissements et la direction générale, les services du siège et avec toutes les organisations publiques ou privées, utiles à l’exercice de la mission ;

o   Préparer les réunions directeurs/chefs de services : envoi convocations/ordre du jour et PV ;

o   Préparer les réunions équipes siège et diverses et le cas échéant y participer ;

o   Organiser et suivre l’agenda de la direction générale ;

o   Diffuser les notes de régulations/notes d’informations ;

o   Transmettre les BP et CA (finalisés, par courrier) ;

o   Organiser l’archivage en lien avec le prestataire Esat.

–        Gestion centrale :

o   Suivre la gestion de la flotte téléphonie fixe et mobile des établissements (centralisation et orientation des demandes/mise en relation les fournisseurs informatiques et téléphoniques) ;

o   Gérer les stocks, maintenance, suivi des achats de matériel bureautique et informatique (contact des prestataires réparation et maintenance) ;

o   Suivre l’inscription et la modification des établissements au répertoire INSEE ;

o   Préparer des contrats et avenants avec les banques entreprises (demandes de cartes/habilitations/intitulés comptes/accès gestion internet) ;

o   Préparer et suivre les contrats et avenants avec les fournisseurs Gaz, EDF, etc. (ouverture fermeture compte) ;

o   Suivre la base de données parc automobile demandes macarons GIC à la MDPH /centralisation administrative flotte véhicule/suivi cartes grises/rédaction mandat ;

o   Centraliser les informations liées à l’assurance (flotte véhicule/contrats auto missions/attestations assurances, etc. ;

o   Gérer les agendas partagés et occupation salle réunion ;

o   Mettre en page /relecture/ reliure dossiers projets ;

o   Gérer les procurations avec les services postaux et prestataire machine à affranchir.

–        Vie associative :

o   Envoie les appels à cotisation et dons ;

o   Saisie les dons (papier et en ligne) et cotisations dans la base de données ;

o   Participe à l’envoi du petit journal : envoie des listings à l’ESAT et diffusion par mail aux adhérents ;

o   Réalise les publipostages ;

o   Édite et envoie des reçus fiscaux ;

o   Suit les réunions de CA/AG/Bureau + préparation dossiers ;

o   Prépare et diffuse les convocations Commissions ;

o   Envoie les comptes rendus des réunions de bureau, suit les classeurs officiels CA/AG et les classeurs établissements au coffre ;

o   Envoie rapport CAC et documents officiels à la Préfecture et Dépôt des comptes annuels sur le journal officiel ;

o   Déclare la modification de la composition CA/Bureau à la Préfecture ;

o   Réalise tableau de bord et statistique.

Profil :

–        Titulaire d’un diplôme bac + 2/3 en en secrétariat de direction ;

–        Bon relationnel, sens de la confidentialité, très organisé, rigueur et autonomie ;

–        Expérience professionnelle significative sur un poste équivalent ;

–        Maîtrise des systèmes d’information ;

–        CC 66.